Cercle Généalogique de Picardie
34 Rue Saint-Fuscien, 80000 Amiens
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Le règlement intérieur du Cercle Amiens, le 25 octobre 2003 (modifié le 14/01/2006, le 13/04/2010, le 03/04/2012)

1) Cotisations et ressources

Abonnement au bulletin
Il donne droit au bulletin et aux différents services qui lui sont liés. Il est réservé aux adhérents du Cercle.

Dons manuels
L'enrichissement de la bibliothèque est le résultat de vos dons. Ces dons reçus par le Cercle, de même que la cotisation statutaire, peuvent faire l'objet d'une déduction fiscale sur présentation du reçu délivré par le Cercle.

De même, le Cercle est toujours heureux de recevoir toutes publications, livres ou documents concernant directement ou indirectement la généalogie.

2) Droits et obligations des membres

L'adhésion vaut acceptation des statuts et du règlement intérieur. - Le versement de la cotisation donne accès aux services et au bulletin pour l'année civile en cours.
Dans la mesure de leurs possibilités, les membres s'engagent à participer aux activités dans l'objet et l'esprit du Cercle.

3) Conseil d'administration

Les fonctions d'administrateur sont entièrement bénévoles, et seuls les frais engagés dans le cadre des activités du cercle peuvent faire l'objet de remboursement, après examen des justificatifs et décision du Conseil d'administration.

4) Comptabilité

Il est tenu une comptabilité simplifiée.

5) Groupe d'animation

C'est une structure informelle mise en place et animée par le Président, dont le nombre de membres est variable.
Elle rassemble les responsables des différents secteurs d'activité et quelques bénévoles actifs. Elle se réunit régulièrement, en totalité ou par petits groupes, pour traiter de sujets particuliers.
Son but est de coordonner le fonctionnement du Cercle et d'élargir la diffusion de l'information au sein du groupe.

6) Secrétariat

Courrier
Tout courrier adressé au Cercle est enregistré sur un registre spécifique par le secrétaire du Cercle, puis réparti entre les responsables concernés.
La nature et la date de la réponse sont notées sur le même registre et le double des différents courriers est archivé au Cercle.
Photocopieuses : les photocopieuses sont à disposition des membres du groupe d'animation pour effectuer, à la demande, les copies des documents diffusés (courrier, relevés).

7) Les permanences

La périodicité des permanences est indiquée dans le bulletin. Elle est fixée par le bureau.
Le local est accessible à tous, mais les documents archivés ne peuvent être consultés que par les membres du Cercle, à jour de leur cotisation.
Les permanences sont assurées par un membre de l'équipe d'animation qui est responsable entre autre :
de l'inscription des visiteurs sur le registre d'accès au local,
de la remise des documents après enregistrement de la fiche de consultation remplie par le demandeur,
du bon retour des documents sortis.
du service de prêt de microfilms

8) Antennes

Des antennes peuvent être mises en place en fonction des opportunités. Leur mode de fonctionnement est à définir avec le Conseil d'Administration.

9) Bulletin

Le rédacteur en chef est responsable de la préparation du bulletin, dans le cadre de la politique définie par le Conseil d'Administration. Ce dernier n'est pas responsable des textes publiés qui n'engagent que leurs auteurs.
Le principal objectif du bulletin est de favoriser l'échange et l'entraide entre les membres. Ceux-ci sont appelés à contribuer à son enrichissement en alimentant les diverses rubriques.
Les divers documents communiqués (manuscrits, textes dactylographiés ou disquettes) ne seront pas rendus.

10) Bibliothèque

Un inventaire de tous les livres appartenant au cercle est mis à jour régulièrement. Un catalogue est à la disposition des membres au local, il peut être consulté lors des permanences. Le catalogue est régulièrement mis à jour sur le site du cercle.
Ces ouvrages ne peuvent être consultés que sur place et en aucun cas empruntés.

11) Microthèque (modifié par CA du 25/10/2003)

Les microfilms sont la propriété exclusive du cercle généalogique de Picardie, par accord passé entre la direction des archives de France et la société généalogique d'Utah, il lui est interdit de duppliquer, de les vendre, de les donner et d'en diffuser les images, en particulier sur internet.

Prêts
Les bobines de microfilms et les lecteurs sont prêtés pour une période maximale de 2 mois pour les consultations personnelles et de 5 mois pour les dépouillements pour le Cercle. Ils doivent être rendus au Cercle à l'expiration de ce(s) délai(s). Dans le cas de dépouillement à domicile pour le Cercle, si ce délai est insuffisant, il peut être prolongé sur demande écrite de l'emprunteur.
Les prêts de bobines ou de lecteurs impliquent le dépôt d'une caution, ainsi que le versement d'un forfait destiné à couvrir les frais d'entretien et de remplacement du matériel prêté. Les membres effectuant un dépouillement pour le Cercle se verront rembourser les frais sur justificatifs.
Il n'est prêté qu'une bobine à la fois pour permettre de laisser les autres à disposition des adhérents du cercle qui désirent les consulter lors des permanences.
Les microfilms retournés au Cercle doivent être expédiés en emballages sécurisés.

Consultations des microfilms lors des permanences
Un lecteur de microfilms est réservé au local du Cercle et permet la consultation des films lors des permanences. Pour ce faire, il est conseillé d'écrire auparavant aux responsables de la microthèque à l'adresse du Cercle pour savoir si la bobine désirée n'est pas sortie pour dépouillement. et cela pour éviter un déplacement inutile.

Documents d'attestation de prêt
Un document rempli et signé par l'emprunteur, mentionne les modalités et conditions du prêt.

Adhérents éloignés d'Amiens
Pour les adhérents éloignés d'Amiens ou qui ne peuvent se déplacer au Cercle lors des permanences, la procédure est la suivante :
a) Après demande écrite envoyée au Cercle (avec toutes les informations utiles : commune, période etc. …), un document d'emprunt est envoyé au demandeur.
b) Dès le retour du document accompagné du chèque de caution, la bobine sera expédiée à l'adhérent.

Dépouillements pour le Cercle
Certaines communes et périodes sont déjà dépouillées. Pour les connaître, se référer à la liste des publications qui paraît dans le bulletin du Cercle.
Dépouillement sur disquette : bien indiquer le type d'ordinateur (MAC ou PC) et le logiciel utilisé (Demander Conseil au Cercle) Si possible, joindre un tirage papier.

12) Publications (modifié par CA du 25/10/2003)

Relevés et dépouillements
Tous les relevés et dépouillements déposés au Cercle peuvent y être consultés gratuitement lors des permanences. Certains de ces documents peuvent être obtenus moyennant une contrepartie financière destinée à couvrir les frais de reproduction et d'archivage.

Les statuts du Cercle

I) Nom, buts et siège du Cercle

Article 1
Dénomination : Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts, une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, qui prend pour nom : CERCLE GENEALOGIQUE DE PICARDIE.

Article 2
Buts : Les buts du Cercle Généalogique de Picardie sont : l'étude des familles originaires de Picardie ou y résidant et plus particulièrement l'étude de leur généalogie, mais aussi de toute spécialité susceptible d'en faciliter la connaissance; l'initiation et la formation des débutants; la réunion des personnes s'intéressant à la généalogie pour favoriser les contacts et les échanges mutuels d'informations; la contribution à la sauvegarde et à la conservation du patrimoine culturel régional; l'édition et la diffusion de travaux d'intérêt général réalisés dans le cadre de son activité ; la participation à des manifestations culturelles liées à ces buts.

Article 3
Zone d'Action : La zone d'action du « Cercle Généalogique de Picardie » correspond aux trois départements : Aisne, Oise, Somme, qui composent actuellement la « Région Picardie ». Toutefois, les études du Cercle pourront s'étendre ponctuellement aux parties de l'ancienne Province de Picardie.

Article 4
Siège : Le siège social est fixé à Amiens-Métropole. Il pourra être transféré par simple décision du conseil d’administration.

Article 5
Durée : Elle est illimitée.

II) Composition du Cercle

Article 6
Le Cercle se compose de membres titulaires et de membres d'honneur. Les membres titulaires doivent, après avoir signé une demande d'adhésion, être agréés par le Conseil d'Administration qui n'est pas tenu de motiver ses décisions et payer la cotisation statutaire annuelle dont le montant est fixé par le Conseil d'Administration puis entériné par l'Assemblée générale. Les membres d'honneur sont les membres fondateurs, les anciens présidents ainsi que ceux qui sont désignés par le Conseil d'Administration et choisis parmi les personnes ayant rendu des services au Cercle et à la généalogie. Ils sont dispensés de cotisation. Toutefois, s'ils cotisent, ils peuvent prendre part aux votes et être élus au Conseil.

Article 7
Radiation : Aucun membre ne peut se prévaloir de son appartenance à l'Association à l'occasion de conférence, de publication ou de diffusion de travaux, sans avoir au préalable soumis son texte au bureau et reçu l'accord écrit de celui-ci. S'il en était autrement, il s'exposerait à la radiation d'office et à d'éventuelles rectifications publiques. La qualité de membre se perd en outre par décès, démission, non paiement de la cotisation après relance. La perte de la qualité de membre entraîne la déchéance de tout droit vis à vis du Cercle et les travaux éventuels apportés par le membre restent la propriété du Cercle.

III) Ressources et gestion financière du cercle

Article 8
Les ressources du Cercle comprennent : les droits d'inscription ; les cotisations annuelles ; les abonnements ; la participation aux frais des publications diffusées ; les subventions et toutes ressources autorisées par la loi ; les intérêts ou revenus des sommes appartenant au Cercle.

Article 9
Il est établi et tenu à jour une comptabilité conforme au Plan comptable en vigueur. La caisse (espèces) doit être réduite au minimum. Il est souhaitable que la totalité des opérations financières passe par le compte bancaire ou postal.

Article 10
Cotisation statutaire annuelle : Elle est fixée par l’Assemblée générale sur proposition du Conseil d’administration.

Article 11
Droit d'entrée : Ces frais sont perçus pour tout nouvel adhérent. Ils sont destinés à couvrir les frais de mise en fichier informatique et d'envoi du dossier d'accueil. (Le fichier des membres est utilisé pour la gestion du Cercle, il a reçu l'avis favorable de la C.N.I.L. La loi n°78-17 du 06/01/1978 garantit un droit d'accès et de rectification des données, sur demande écrite auprès du Président. Il nous est interdit, pour le respect de la vie privée, de le commercialiser ou de le diffuser sans autorisation expresse.)

IV) Fonctionnement et administration du cercle

Article 12 : le Conseil d'Administration
Composition : Le Cercle est dirigé par un Conseil d'Administration composé de douze membres au plus, élus par l'Assemblée Générale pour quatre ans et renouvelables par quart tous les ans. D'autre part, les membres fondateurs, s'ils le souhaitent, peuvent faire partie du Conseil d'Administration, en plus des membres élus.
Le Conseil d'Administration peut coopter parmi les adhérents, pour une durée indéterminée, des membres associés, invités à participer à ses travaux, et auxquels il peut confier des tâches particulières. Ces membres associés ont voix consultative.
Membres : Pour être candidat il faut être membre depuis au moins deux ans.
Le Conseil d’Administration vérifie la conformité des candidatures pour les présenter à l’Assemblée générale.
Les candidatures doivent être adressées au Cercle avant l'Assemblée Générale. L'appel à candidature sera fait par courrier à l'ensemble des membres, avec précision de la date de l'A.G.. Un administrateur ne peut effectuer plus de trois mandats complets consécutifs.
Le membre du Conseil effectuant un remplacement en cours de mandat, termine le mandat de celui qu'il remplace. Si le nombre d’élus est supérieur au quart renouvelable, l’affectation dans un des autres quarts sera faite par tirage au sort parmi les élus.
Réunions du C.A. : Le Conseil d'administration se réunit au moins deux fois par an sur convocation du président ou en son absence l'un des vice-présidents, ou sur demande du quart des administrateurs. En cas de vacance, le Conseil d'administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres par cooptation. Il est procédé au remplacement définitif par la prochaine Assemblée générale.
Au moins la moitié des membres du Conseil (présents ou représentés) est nécessaire pour la validité des délibérations. Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.
Tout administrateur qui, sans justification, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives, sera révoqué.
Élections des responsables : Le Conseil d'Administration, dans les 30 jours suivants l’Assemblée générale, désigne au scrutin secret parmi ses membres : un Président ; un Secrétaire ; un Trésorier ; et éventuellement : un ou deux vice-présidents, un secrétaire adjoint, un trésorier adjoint. Les responsables sont rééligibles.

Rôles des responsables
Président :
- animer l’association, coordonner les activités
- représenter de plein droit l’association, suivant un mandat donné par le Conseil d’administration
- diriger l’administration de l’association

Trésorier
Le trésorier a la responsabilité de gérer le patrimoine financier de l’association.

Secrétaire
Le secrétaire gère la correspondance de l’association.

Vice-président
- Il supplée au président en cas d’absence de celui-ci.
- Il remplace le Président, en cas de décès ou d’incapacité de celui-ci, jusqu’à l’assemblée générale suivante.

Trésorier-adjoint
- Il supplée au trésorier en cas d’absence de celui-ci.
- Il remplace le trésorier, en cas de décès ou d’incapacité de celui-ci, jusqu’à l’assemblée générale suivante.

Secrétaire-adjoint
- Il supplée au secrétaire en cas d’absence de celui-ci.
- Il remplace le secrétaire, en cas de décès ou d’incapacité de celui-ci, jusqu’à l’assemblée générale suivante.

Les administrateurs issus de l’Assemblée générale se répartissent les tâches suivantes : signatures des comptes bancaires, rapports divers, procès-verbaux des élections, tenue du registre réglementaire, relations publiques internes ou externes, responsabilité des archives de l’association.

Article 13 : commission de contrôle
L'Assemblée Générale nomme pour deux ans deux Contrôleurs des Comptes parmi les membres éligibles de l'Association et ne faisant pas partie du Conseil d'Administration. Ils sont rééligibles. Ils sont chargés de valider la régularité des opérations comptables, de contrôler la tenue de la comptabilité, la concordance entre les pièces comptables et les écritures. Les résultats de leurs travaux sont consignés dans un rapport écrit et communiqué au Président du Conseil d'administration, puis présentés à l'Assemblée générale. Ce rapport est annexé au procès-verbal de la délibération de l'Assemblée Générale.

Article 14 : représentation
Le Président, ou par délégation un membre titulaire du Cercle, représente celui-ci. Ce représentant ne peut prendre de décision engageant le Cercle sans accord préalable du Conseil d'Administration.

Article 15 : assemblée générale
Tous les membres du Cercle sont convoqués à l'Assemblée générale. Elle se réunit au moins une fois par an, à la demande du président, ou de trois membres Conseil d’administration ou du quart des adhérents, dans l’année qui suit la clôture de l'exercice et à partir du 2e trimestre.
La convocation est accompagnée de l'ordre du jour établi par le Conseil d'Administration sur lequel l'Assemblée générale peut délibérer, et d'un pouvoir destiné aux membres ne pouvant être présents et souhaitant être représentés. Dans tous les cas, la convocation doit être expédiée au moins 30 jours avant l'assemblée par courrier ou par courriel.
Seuls les adhérents à jour de leur cotisation à la date de la convocation pourront voter. Les autres adhérents pourront assister à l’AG.
Les votes sont acquis à la majorité simple des suffrages exprimés par les membres présents ou représentés. Les pouvoirs en blanc reçus par le secrétariat sont répartis, à part égale, entre tous les administrateurs présents.
Les votes s'effectuent à main levée ou à bulletin secret. Le vote à bulletin secret est obligatoire, si demandé par trois membres présents.
Le quorum est obtenu lorsque 10% des adhérents sont présents ou représentés.
Le président ou en son absence l'un des vice-présidents, assisté du Conseil d'administration, préside la séance. Le président, le secrétaire et le trésorier présentent leurs rapports respectifs qui sont soumis à l'approbation de l'Assemblée.
Chaque membre présent à l'A.G. doit, au préalable, émarger la feuille de présence en face de son nom ainsi qu'en face du nom de chacun de ses mandants. Ne pourront être débattues à l'A.G. que les questions, ayant pour sujet la vie sociale du Cercle et soumises au Conseil d'Administration au moins deux semaines avant la date de l'assemblée. Les questions ou les vœux émis lors de l'A.G. pourront faire l'objet d'une réponse ultérieure.

Article 16 : délibérations
Les délibérations du Conseil d'Administration et celles de l’Assemblée générale sont consignées sur le registre spécial sous la responsabilité du Président. Tous les comptes rendus doivent être paraphés par le Président et le Secrétaire auxquels se joint le Trésorier toutes les fois que des articles et des questions financières sont traités.

Article 17 : Règlement intérieur
Un règlement intérieur peut être établi par le Conseil d'Administration.

V) Révision des statuts et dissolution de l'association

Article 18
Les statuts peuvent être modifiés par une Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'Administration.

Article 19
Le Cercle ne peut être dissout que par une Assemblée Générale convoquée spécialement à cet effet. En cas de dissolution du Cercle, la bibliothèque et les archives du Cercle seront remises aux Archives Départementales de la Somme, ses autres biens seront remis à une ou plusieurs associations culturelles désignées par le Conseil d'Administration et approuvées par l'Assemblée Générale.